بنچ مارکینگ ، منابع و نحوه انجام آن برای پیشرفت کسب و کار
سازمان ها برای حفظ مشتریان، تعامل با تأمین کنندگان، بهره وری بیشتر کارکنان و ارتقای مزیت های رقابتی، نیازمند شناخت رقبا، ابزار و مقایسه عملکرد خود در حوزه های مختلف کاری هستند. استراتژی های مختلفی برای بقا در میدان رقابت معرفی می شود. یکی از این راهبردها، شناخت بازار و نحوه عملکرد دیگر سازمان ها و الگوبرداری از رفتار آنهاست. شرکت هایی که استراتژی تحلیلی را سرلوحه بقای خود قرار می دهند، بهینه کاوی یا بنچ مارکینگ را به عنوان یکی از راههای مؤثر بهبود مستمر و تعیین موقعیت خود در میدان کسب و کار می دانند.
بنچ مارکینگ که در فارسی به بهینه کاری، الگوبرداری، محک زنی و ترازیابی ترجمه شده است، روشی برنامه ریزی شده و سازمان یافته برای تدوین بهترین اقدامات و رویه های برتر صنعتی است که می تواند منجر به عملکرد رقابتی برتر شود. سازمان هایی که این فرایند را بدرستی آغاز می کنند، می توانند شاخص های عملکرد، خود را ارتقا بخشند.
بنچ مارکینگ فرایندی بلندمدت بوده و مستلزم تعهد مدیران ارشد سازمان است. در این فرایند مبتنی بر بهبود مستمر، آنچه بیشتر مورد تأکید قرار می گیرد، فرایندها و اقدامات است. اغلب مدیران، آن را ابزاری برای مقایسه نتیجه نهایی و شاخص های عملکردی سازمان می دانند. این در حالی است که مقایسه عملیات و هزینه ها به تنهایی کافی نیست بلکه باید به نحوه سازمان دهی و اجرای فعالیت ها نیز توجه داشت. این کار موجب می شود به جای پرداختن به معلول ها، علت ها را ریشه یابی کرده و عوامل عملکرد برتر را شناسایی کنیم.
بنچ مارکینگ چیست؟
تعاریف مختلفی برای بنچ مارکینگ ( Benchmarking ) ارائه شده است، اما به طور کلی میتوان آن را چنین تعریف کرد: فرایندی مستمر و سیستماتیک، برای شناسایی، تحلیل و پیاده سازی بهترین اقداماتی که موجب ارتقای عملکرد سازمان ها می شود . مدت زمان انجام آن، بدون اجرای یافته های آن افزون بر ۹ ماه است، اما سازمان ها با تسریع در برخی مراحل فرایند، آن را به 2 تا ۳ ماه نیز کوتاه کرده اند.
گفتنی است که این فرایند را نمی توان به تنهایی به عنوان ابزاری برای ارتقای عملکرد سازمان به کاربرد بلکه این شیوه فقط یکی از ده ابزار TQM است. به طورکلی می توان گفت بنچ مارکینگ عبارت است از :
- روشی منظم برای مطالعه و تحصیل
- فرایندی برای خلاقیت
- روشی برای توسعه
- فرصتی برای آموختن
- ابزاری برای تعیین، تأسیس و به دست آوردن استاندارد بهترین ها
- بهبود مستمر فرایندها
چرا باید بنچ مارک کنیم؟
دلایل بسیاری برای انجام آن وجود دارد. زمانی، به دنبال بهترین هستید، گاهی نیازمند شناخت تغییر و تحولات محیط پیرامون هستید تا با استفاده از ابزار و امکانات، اهداف خود را با تغییرات جامعه همسو سازید. با استفاده از بنچ مارک می توانید عملکرد سازمان خود را بهبود بخشید. برخی از دلایلی که سازمان ها به بنچ مارکینگ رو می آورند، عبارتند از :
- برآوردن نیازها و انتظارات مشتری
- یافتن روش ها و اقدامات مورد نیاز برای دسترسی به اهداف سازمان
- دستیابی به عملکرد بهتر
- پیاده سازی بهترین اقدامات
- توسعه اهداف و برنامه های استراتژیک شرکت
- ترویج تفکر خلاق
- سنجش رقبا
- تسریع در بهبود فرایندها
- شناخت تکنولوژی های نوین
چه زمانی بنچ مارک کنیم؟
سازمان ها، زمانی به این روش رو می آورند که نیازمند راه حلی برای تغییر واستفاده از بهترین روش های کسب وکار می باشند. به طور کلی، هنگامی بنچ مارک می کنیم که :
- مدیریت، نیازمند تغییرات است
- سازمان، نیازمند اجرای فرایند یا عملیاتی جدید است
- سازمان، نیازمند محصول یا خدمتی جدید باشد تا نیاز مشتری و بازار را تأمین کند
- سازمان با هدف پویایی، به دنبال ارتقای عملکرد خود باشد
- به مهندسی مجدد نیاز باشد
- به اختراع مجدد برای زنده ماندن نیاز باشد
منابع بنچ مارکینگ چیست؟
امروزه اغلب سازمان های برتر، واحدی به نام واحد بنچ مارکینگ دارند که اطلاعات غیرمحرمانه سازمان را در اختیار دیگران قرار می دهند.
برخی منابع بنچ مارکینگ، عبارتند از :
- سازمانهای متخصص در زمینه بنچ مارک
- کتابها و مجلات
- انستیتوهای استاندارد و تکنولوژی
- دفاتر مدیریت
- پایگاه داده ها
- وب سایت های سازمانها
- مشاورین
- اینترنت
- بازدید از نحوه اجرای فرایندها
نحوه انجام بنچ مارک
بسیاری از مردم می دانند بنچ مارکینگ چیست، اما نمی دانند چگونه باید آن را در عمل بکار برند . مراحل انجام آن به ترتیب زیر می باشد:
- انتخاب تیمی متشکل از بهترین اعضای سازمان (کسانی که واقع بین بوده و بر فرایند مورد نظر، اشراف کافی داشته باشند)
- تعریف پروژه بنچ مارکینگ (پروژه مورد نظر باید در راستای اهداف استراتژیک شرکت قرار داشته باشد)
- ایجاد کمیته مدیریت
- تهیه فرم ها
- یادداشت برداری از هر آنچه در طول فرایند بنچ مارک حاصل می شود.
- انتخاب شرکای بنچ مارکینگ (سازمان هایی را به عنوان شریک برگزیند که عملکردی تهییج کننده داشته باشند)
- تمرکز بر بهترین ها (همه جوانب را بسنجید و فقط به شاخص ها توجه نداشته باشید)
- انتخاب تیم : متشکل از حامیان، مدیران و افراد خبره
- وفاداری به آیین نامه و راه و رسم بنچ مارکینگ
چگونه بنچ مارکینگ کنیم؟
سه الگو برای بنچ مارک وجود دارد که انتخاب آنها به نوع مقایسه فرایند و فعالیت مورد نظر بستگی دارد:
- بنچ مارکینگ عملکردی: برای اندازه گیری و مقایسه شاخص های عملکردی
- بنچ مارک فرایندی: روش مقایسه برای فرایندهای کسب و کار به منظور دستیابی به بهترین روش بهبود فرایندها
- بنچ مارکینگ استراتژیک: برای انتخاب استراتژی و اتخاذ روش کسب و کار از دیگر شرکت ها. از این نوع ، معمولاً برای بهبود برنامه های استراتژیک و ارتقای موقعیت سازمان استفاده می شود.
